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Guida completa per creare indice word documenti microsoft
Creare indice word documenti microsoft è un’operazione fondamentale per organizzare testi lunghi e complessi, migliorando notevolmente l’esperienza di lettura.
Microsoft Word, parte della suite Office, offre funzionalità avanzate per la creazione di indici analitici e sommari, spesso fonte di confusione. È importante distinguere tra i due: il sommario (o indice dei contenuti) elenca i capitoli del documento e si trova di solito all’inizio, mentre l’indice analitico è un elenco alfabetico di parole e frasi chiave con i relativi numeri di pagina, posizionato tipicamente alla fine.
Questa guida ti fornirà istruzioni dettagliate per entrambi.
Inserire voci nell’indice analitico di word
Per creare un indice analitico in Word, il primo passo è selezionare le parole o frasi chiave da includere.
Una volta selezionato il testo desiderato, vai alla scheda “Riferimenti” e clicca sul pulsante “Segna voce” (o usa Alt+Shift+X su Windows).
Nella finestra che si apre, verifica che il campo “Voce principale” contenga la selezione corretta.
A questo punto, puoi scegliere tra due opzioni: 1.
Indicizzare solo l’occorrenza selezionata, cliccando su “Segna”. 2.
Includere tutte le pagine del documento in cui compare la frase/parola scelta, premendo su “Segna tutto”.
La finestra rimarrà aperta, permettendoti di segnare più voci in sequenza.
Al termine, clicca su “Chiudi”.
Per personalizzare l’aspetto dei numeri di pagina nell’indice, utilizza le caselle “Grassetto” e “Corsivo”.
È anche possibile limitare la ricerca delle occorrenze a un intervallo di pagine specifico tramite i segnalibri.
Per creare un segnalibro, seleziona il contenuto delle pagine, vai alla scheda “Inserisci”, clicca su “Segnalibro”, assegna un nome e premi “Aggiungi”.
Successivamente, nella funzione “Segna voce”, spunta “Intervallo pagine” e seleziona il segnalibro desiderato.
Se desideri che una voce dell’indice rimandi a un’altra (es.
“Vedi [altra voce]”), nella funzione “Segna voce” spunta “Riferimento incrociato” e digita il nome della voce di riferimento.
Generare e aggiornare l’indice
Dopo aver configurato tutte le voci, per creare indice word, posizionati sull’ultima pagina del documento e inserisci una nuova interruzione di pagina (dal menu “Inserisci”).
Torna quindi alla scheda “Riferimenti” e clicca su “Inserisci indice” nella sezione “Indice”.
Nella finestra di dialogo, puoi personalizzare l’indice: 1.
Spunta “Numeri di pagina allineati a destra” per allineare i numeri. 2.
Scegli uno stile dal menu a tendina “Formati”. 3.
Definisci il numero di colonne e il carattere di riempimento.
Infine, clicca su “OK” per inserire l’indice analitico.
Se modifichi il documento dopo aver creato l’indice, non è necessario rifarlo da capo.
Word include una funzione di aggiornamento automatico.
Per aggiornare l’indice, cliccalo, vai alla scheda “Riferimenti” e premi “Aggiorna indice” (o semplicemente F9).
Per visualizzare e modificare i campi XE (le voci segnate per l’indice), vai alla scheda “Home” e attiva il pulsante “Mostra/Nascondi (¶)”.
I campi appariranno tra parentesi graffe.
Per modificare una voce, cerca il riferimento nel documento e edita il testo tra parentesi graffe (es. da {XE “Lorem ipsum” } a {XE “Lorem ipsum 2” }).
Per eliminare una voce, seleziona l’intero campo XE, incluse le parentesi, e premi “Canc”.
Ricorda sempre di aggiornare l’indice dopo ogni modifica.
Indici per tabelle, figure e titoli in word
Oltre all’indice analitico, Word permette di creare indici specifici per tabelle, figure e titoli (sommari), ottimizzando ulteriormente la navigazione nei documenti.
Indici per tabelle e figure
La procedura per creare indici di tabelle e figure è simile.
Il primo passo è aggiungere una didascalia a ciascun elemento. 1.
Per una tabella: selezionala (cliccando sull’icona della croce nell’angolo in alto a sinistra), vai a “Riferimenti” > “Didascalie” > “Inserisci didascalia”.
Assicurati che l’etichetta sia “Tabella” e la posizione corretta, poi clicca “OK”. 2.
Per una figura: selezionala, vai a “Riferimenti” > “Didascalie” > “Inserisci didascalia”.
Assicurati che l’etichetta sia “Figura”, poi clicca “OK”.
Dopo aver etichettato tutti gli elementi, posizionati dove vuoi inserire l’indice, inserisci un’interruzione di pagina, torna a “Riferimenti” e clicca su “Inserisci indice delle figure”.
Potrai personalizzare l’aspetto (numeri di pagina, allineamento, carattere di riempimento) e scegliere se visualizzare l’indice delle tabelle o delle figure tramite il menu a tendina “Etichetta didascalia”.
Clicca “OK” per confermare.
Per aggiornare, seleziona l’indice e clicca “Aggiorna tabella” nella scheda “Riferimenti”.
Per rimuovere una voce, elimina la didascalia associata e aggiorna l’indice.
Indici basati sui titoli (sommari) e funzionalità online
Per un indice basato sui titoli (sommario), che elenca i capitoli del documento, è necessario impostare i titoli come “Titolo 1”, “Titolo 2”, ecc., tramite la sezione “Stili” nella scheda “Home”.
Successivamente, vai alla scheda “Riferimenti”, clicca su “Sommario” e scegli un modello automatico.
Word genererà automaticamente un sommario con i capitoli e i relativi numeri di pagina.
Puoi aggiornarlo cliccando su “Aggiorna sommario” sempre nella scheda “Riferimenti”.
Tutti gli indici creati in Word (analitico, tabelle, figure e sommario) supportano la navigazione ipertestuale: cliccando su una voce (su Windows con Ctrl+clic, su Mac con un semplice clic) si viene reindirizzati alla sezione corrispondente del documento.
Word Online, la versione web gratuita, supporta solo il sommario automatico basato sui titoli.
Le funzionalità per l’indice analitico, tabelle e figure sono esclusive delle versioni desktop per Windows e macOS.
Se apri un documento con un indice analitico creato offline, potrai visualizzarlo ma non crearlo o aggiornarlo da Word Online o dalle app mobili.
Per creare un sommario su Word Online, accedi alla piattaforma, apri il documento e vai a “Riferimenti” > “Inserisci sommario”.
Anche qui è possibile aggiornarlo con “Aggiorna sommario” se il documento subisce modifiche.
Le versioni di Word per smartphone e tablet non supportano la creazione o l’aggiornamento degli indici.
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